Oppilaitosten lukuvuosien jälleen käynnistyessä on hyvä miettiä myös niiden turvallisuusasioita. Vaikka opetustyö ja kansakunnan sivistäminen ovat edelleen niiden toiminnan kivijalka, toimintaympäristöön liittyvät turvallisuuskysymykset pysyvät vahvasti keskusteluissa. Todellisuutta on, että opetusympäristöjen riskit ja uhkakuvat ovat hyvin samanlaisia kuin muissakin paikoissa, joihin ulkopuolisten toiminta voi vaikuttaa haitallisesti.
Turvallisuuden kehittämisen punaisena lankana tulee olla oppilaitoksen toimintakyvyn lisääminen. Turvallisessa ympäristössä henkilöstö voi tehdä opetustyötä ja opiskelijat keskittyä opiskeluun ilman pelkoa esimerkiksi tapaturmista, väkivallasta tai altistumisesta ympäristöstä johtuvalle sairaudelle.
Jatkuvan kehityksen 4 perusasiaa
Myös oppilaitosympäristöissä on herännyt tietoisuus siitä, mikä on mahdollista ja mitä voi tapahtua. Sen yhtenä lieveilmiönä on, että pieniinkin asioihin saatetaan reagoida liiallisen voimakkaasti – mikä saattaa aiheettomasti lisätä turvattomuuden tuntua.
Vaikka keskustelua on käyty, työryhmiä kokoontunut, muutos- ja kehitysehdotuksia listattu sekä toimenpideohjelmia käynnistetty, löytyy siitä huolimatta oppilaitoksia, joissa konkreettisia toimenpiteitä ei ole tehty lainkaan. Ei olla ylireagoitu, mutta ei myöskään reagoitu.
Turvallisuuden kehittämisen keskiössä on jatkuva kehitys, jossa avainasemassa ovat seuraavat perusasiat:
- riski- ja turvallisuustietoisuus sekä ennalta ehkäisevä toiminta
- henkilökunnan säännöllinen turvallisuuskoulutus ja -harjoitukset
- turvallisuusjärjestelyiden ja -ohjeistuksen ylläpito
- toimintamallien ja viestintäprosessien päivitys
Integraatiot ja automaatio avuksi viestinnässä
Optimaalisimmillaan turvallisuusjärjestelyt on organisoitu niin, että niitä ei päivittäisessä toiminnassa juuri huomaa, mutta toimenpiteet ovat tarpeen tullen viivytyksettä käynnistettävissä.
Osaava-viestintäjärjestelmä voidaan integroida turvallisuus- ja kiinteistöjärjestelmiin ja automaatioiden avulla mahdollistaa viestien välitys tarvittaville ryhmille. Hälytys voidaan käynnistää puhelimella, painikkeesta tai tietokoneella, minkä jälkeen järjestelmä välittää viestin ennalta määritellyn ketjutuksen mukaan. Viestiketjussa voi olla ympäristön sisäisiä ja ulkoisia toimijoita.
Oppilaitoksissa henkilökunnan kokoonpano vaihtelee lähes päivittäin: on sijaisuuksia ja muuten satunnaisesti siellä työskenteleviä. Erityistilanteessa viestinnän kattavuus tulee varmistaa riippumatta siitä, ketkä paikalla kulloinkin ovat. Esimerkiksi kulunvalvontajärjestelmään integroitu viestintäpalvelu osaa välittää viestin kaikille paikallaolijoille, jotka myös pystyvät kuittaamaan, että ovat tiedon saaneet.
Henkilökunnan lisäksi kriisiviestintäryhmään kuuluvat luonnollisesti myös opiskelijat ja heidän huoltajansa sekä muut sidosryhmät. Tarvittaessa automatisoitu kriisiviestintä voidaan ulottaa myös niihin, jotka eivät fyysisesti ole paikalla, mutta joiden tulee olla tietoisia tilanteesta. Periaatteena on, että ihmisille muodostuu ajantasainen, tarpeen mukainen ja oikea tilannekuva.
Tilannekuva haltuun
Osaava-viestintäjärjestelmän avulla voidaan tuottaa tilannekuvaa monipuolisesti, kun se on integroitu tarvittaviin järjestelmiin ja hyödynnetään automaatiota. Näin oppilaitoksen päätöksentekijät saavat toimiakseen tietoa ympäristöstään ja sen tapahtumista sekä niiden vaikutuksesta omaan toimintaansa.
Päätöksentekijöiden on tiedettävä päätöstensä perusta ja seuraukset: miten muut päätöksiin reagoivat sekä mitä riskejä niihin sisältyy. Tämän takia päätöksentekijöillä tulee olla kaikilla toimintatasoilla riittävä tilannetietoisuus, joka on oikea-aikaisen päätöksenteon ja toiminnan edellytys, joka korostuu erityisesti kriisitilanteissa.