Osaava.fi kriisiviestintään / Käyttötarina – teollisuus

16.10.2020

Teimme yhteistyössä useamman asiakkaamme kanssa tämän käyttötarinan sisällön kertomaan siitä, miten Osaava.fi on käytössä teollisuudessa. Emme tässä artikkelissa mainitse asiakkaitamme heidän pyynnöstään.. 

Turvallisuus ja tietoturvallisuus ovat toiminnassamme avainasemassa. On kyseessä sitten yksittäinen sisäisen viestinnän käyttö tai laaja kokonaisuus, jonka asiakkaalle tarjoamme, noudatamme aina samoja periaatteita.

Kannattaako massaviestintäalusta kriisiviestintään hankkia? 

Jokainen turvallisuusalan ammattilainen, jonka kanssa olemme aiheesta keskustelleet, on jakanut näkemyksen, että massaviestintäalusta kriisiviestintään tuo huomattavia etuja ja niiden kautta maksaa itsensä takaisin nopeasti. Sama on havaittu käytännössä teollisuuden asiakkaidemme toimesta. 

Saamme laskettua reagointiaikaa poikkeustilanteissa Osaavan ansiosta 

On kyseessä sitten tulipalo, kemikaalivuoto, työtapaturma tai mikä tahansa poikkeustilanne, joka asettaa henkilökunnan ja omaisuuden suurempaan riskiin, on reagointinopeus oleellista. Moni tutkimus osoittaa, että ensimmäiset toimenpiteet kriisitilanteessa määrittelevät usein koko tapahtumaketjun sujuvuuden. 

Miksi sitten Osaava.fi -alustan kaltainen ratkaisu on niin suosittu. Vastaus siihen löytyy automaatiosta.

Kriisitilanteissa on ehdottoman tärkeää jakaa viestintä eri päälinjoihin

On automaattiset viestintäketjut, kuten paloilmoittimen tuottama palohälytys suoraan pelastuslaitokselle, mahdolliset lisähälytykset vartiointipalvelulle ja lisäksi tiedon välittäminen erilaisiin hälyttimiin, mukana kannettaviin työvälineisiin, infonäytöille ja sidosryhmille, joiden on hyvä olla asiasta tietoisia välittömästi. 

Sitten on manuaaliset viestintäketjut, joista vastaa yleensä etukäteen määritelty henkilö(t). Vastuullansa on sitten rikastuttaa viestintää tiedolla, joka tukee kriisitilanteen ratkeamista sujuvasti ja ennakoitavalla tavalla. Tähän ryhmään menee myös sidosryhmäviestintää tekevät henkilöt, joiden tavoite on yhteiskunnallisten riskien minimointi ja toisinaan myös brändille kohdistuvien riskien minimointi. 

Molemmissa on oleellista nopea reagointi, on parempi kertoa tehokkaasti saatavilla oleva tieto vähentämään epäselvyyksiä. Usein myös sidosryhmät kokevat nopeasti tehdyn automaattisen ja manuaalisen kriisiviestinnän kehittävän mielikuvaa toimijasta yhä paremmaksi. Osaava mahdollistaa useiden erilaisten järjestelmien integraation ja tarjoaa automaatiota kriittisiin tilanteisiin. Yleisiä tapoja on saattaa hälytykset erilaisille valmiusryhmille, jotta reaktioaika lyhenee. Samaa hälytystä voidaan jakaa myös alueella liikkuville vieraille, jotta ohjeistukset onnettomuustilanteissa, saadaan jaettua myös ulkopuolisille sidosryhmille.

Parhaimmillaan reagointiaikaa ei edes tarvitse lyhentää, jos poikkeustilanteet on voitu ennakoida ja tiedottaa niistä etukäteen. Tällöin puhutaan vaaratilanneviestinnästä kriisiviestinnän sijasta. 

Massaviestintäalusta vaaratilanneviestintään

Osaavalla on yksi periaate, minimoida ohjelmistonsa käyttötarve. Maailma ei kuitenkaan ole utopia, vaan kaikesta suunnittelusta huolimatta, tulee aina asioita, jotka tuottavat poikkeustilanteita. Näistä tiedottamiseen käytetään monia erilaisia alustoja, jolloin ongelmaksi muodostuu se, että tieto ei välttämättä ole kaikkien saatavilla. Hyvin toimiva massaviestintäalusta vaaratilanneviestintään ratkaisee osan ongelmista, mutta siinäkin lopputulos riippuu turvallisuuskulttuurista.  

Osaava onkin suunniteltu mahdollistamaan täysin joustava kokonaisuus, jossa yksittäinen kohde (henkilö, laite, sensori jne.) voi olla monessa eri ryhmässä ja voi lähettää tai vastaanottaa eri periaatteilla viestintää. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että poikkeustilanteiden hoitaminen dokumentoituu ja sitä voidaan alkaa kehittää toimivammaksi.  

Tehdasalueella on mustaa jäätä. Liukastumisvaarasta voidaan tiedottaa, kun joku asian huomaa ja siitä ilmoittaa. Nyt viesti asiasta lähtee kaikille niille, joiden tiedetään liikkuvan alueella tai saapuvan alueelle. Samalla on hyvä tiedottaa, että suolaus on tilattu ja ongelma ennakoidaan päättyvän kahden tunnin sisällä. 

Yksinkertainen esimerkki, joka säästää rahaa. Käytännössä näitä poikkeustilanteita, joista on syytä viestiä, löytyy lähes jokaisesta yhtiöstä. 

Yhteistä esimerkeille ja reaalimaailman käytölle on se, että taustalla on pyrkimys vähentää tapaturmariskiä olemattomaksi. Toinen tärkeä näkökulma on tietokalastelun estäminen tai muihin vastaaviin tietoturvaongelmiin nopea puuttuminen. 

Henkilö sai kiristyssähköpostiviestin, samainen viesti oli lähetetty kaikkiin julkisiin sähköpostiosoitteisiin. Myös tietoturvasta vastaava henkilö tai viestin ja tiedotti välittömästi Osaavan kautta koko henkilökuntaa siitä, miten viestin suhteen tulee toimia – poistaa se ja olla reagoimatta, koska se on huijaus. 

Mitä isompi henkilökunta, sitä enemmän yksittäisiä poikkeustilanteita voi päästä syntymään. Yrityksissä, joissa tietojärjestelmät ovat elinehto, ei voida ottaa liikaa riskejä, jotka syntyvät käyttäjistä. Näiden torjumiseen tehokas viestintä on oleellista. 

Asiakkaiden tyytyväisyys Osaavaan syntyy juurikin siitä, että alusta ei rajoita käyttöä erilaisten maksumuurien taakse. Kaikki on käytettävissä selkeällä lisenssihinnoittelulla ja lisäarvoa saadaan juuri niin paljon, kuin siihen halutaan käyttöönotossa panostaa. 

Miten massaviestintäalustan käyttöönotto tapahtuu? 

Osaava.fi toimii juuri niin sujuvasti kuin asiakas haluaa. Käyttäjätiedot saadaan usein lisättyä automaattisesti ja niiden päälle on sujuvaa luoda uusia ryhmiä ja automatisointeja.  

Ohjelmistomme on suunniteltu toimivaksi ilman ulkopuolista asiantuntijaa alusta lähtien. Käytännössä emme voi kuitenkaan olettaa, että asiakkaalla on osaaminen käyttöön kaikissa eri tilanteissa. Tarjoamme kustannustehokkaan käyttöönoton, jossa määritellään yleisimmät käyttötavat. Lisäksi automatisoinnit suunnitellaan asiakkaan kanssa yhdessä siten, että kriisiviestintätilanteet saadaan sujuvasti menemään läpi organisaation. 

Asiantuntijamme käy läpi käytössä olevat järjestelmät ja miten ne saadaan toimimaan osana Osaavan kokonaisuutta. Sen jälkeen määritellään viestintäketjut ja kohdennukset viesteille. 

Massaviestintäalustan käyttötarina teollisuudesta 

Asiakas otti Osaava.fi -palvelun käyttöön kotimaan toimipisteillään. Projektista vastasi asiakkaan turvallisuuspäällikkö. Tavoitteena vähentää tapaturmiin johtavia vaaratilanteita, tehostaa tietoturvan tasoa ja yhdistää yrityksen monipuolinen ja automaattinen valvonta yhdeksi kokonaisuudeksi. 

Osaava toimitti järjestelmän asiakkaalle käyttöön, oli mukana käyttöönotossa ja koulutti. Työnantajan tarjoamiin viestintälaitteisiin asennettiin joko Osaavan mobiiliapplikaatio tai sitten laitteen yhteystieto muutoin liitettiin osaksi viestintäketjuja (tekstiviestit, puhelut, sähköpostit) noudattaen GDPR:n mukaisia periaatteita. 

Yrityksen eri toimintayksiköiden johtajat valmennettiin omalta osaltaan siihen, miten Osaava toimii kriisitilanteissa ja vaaratilanteissa työnsä apuna.  Lisäksi yritys järjesti sisäisesti turvallisuuskoulutuksia liittyen pitkäkestoiseen turvallisuuskulttuuri projektiinsa. Koulutuksessa nostettiin esille tilanteita, joita voidaan ennakoida, jos tieto niistä saadaan. 

Monien eri järjestelmien hälytykset integroitiin kulkemaan Osaavan kautta, jotta tieto niistä saadaan jaettua oikeille henkilöille. Projektissa myös huomattiin, että osa hälytyksistä oli mennyt käytöstä poistettuihin kohteisiin. 

Osaavan ansiosta, meillä ei enää lähde hälytyksiä ilman reagointia 

Käyttöönottoon kului aikaa noin kuukausi kaikkiaan tilauksesta. Sinä aikana järjestelmä saatiin toimimaan osana laajaa järjestelmäkokonaisuutta ja viestittämään automaattisesti hyvinkin erilaisia kohderyhmiä. 

– Johtoryhmä saa nykyään haluamansa tiedot automaattisesti ja aikaa säästyy huomattavasti poikkeustilanteiden hoitamisessa, kun henkilökunta voi keskittyä asioiden edistämiseen viestinnän sijasta 

Tietoturvan osalta yrityksessä nähtiin suuria muutoksia, ehkä eniten stressitasojen osalta. Suoralainaus kertoo myös hyvän vastauksen sille, kannattaako Osaava ottaa käyttöön vai ei. 

Osaavan käyttöönoton jälkeen olen nukkunut paremmin 

Top